Ajustes de inventario

Los ajustes de inventario permiten corregir diferencias entre el stock registrado en el sistema y el stock físico real. Se utilizan después de un conteo físico o cuando se detectan discrepancias.

Flujo general

Conteo físico → Registro de diferencias → Aprobación → Ajuste aplicado → Asiento contable

Tipos de ajuste

Tipo	Descripción	Ejemplo
Ajuste positivo	Incrementa existencias	Se encontraron unidades no registradas
Ajuste negativo	Reduce existencias	Merma, robo, daño, vencimiento
Conteo físico	Establece la cantidad real	Inventario general de fin de año

Motivos de ajuste

Los motivos de ajuste son configurables y permiten categorizar las razones del cambio:

Motivo	Tipo	Descripción
Conteo físico	Ambos	Resultado de inventario físico
Merma	Negativo	Pérdida por deterioro natural
Daño	Negativo	Producto dañado
Vencimiento	Negativo	Producto expirado
Robo / Extravío	Negativo	Faltante no explicado
Hallazgo	Positivo	Producto encontrado no registrado
Error de registro	Ambos	Corrección de error administrativo
Producción	Positivo	Ajuste por proceso productivo

Tip

Los motivos de ajuste se configuran en Inventario → Configuración → Motivos de ajuste. Puede crear motivos personalizados según las necesidades de su empresa.

Crear un ajuste manual

1. Vaya a Inventario → Ajustes → Nuevo ajuste.
2. Seleccione el almacén.
3. Seleccione el motivo de ajuste.
4. Agregue los artículos afectados.
5. Para cada artículo, ingrese la cantidad de ajuste (positiva o negativa).
6. Agregue observaciones que justifiquen el ajuste.
7. Haga clic en Enviar a aprobación o Aplicar directamente (según permisos).

📸 Captura: Formulario de ajuste manual de inventario

Campos del ajuste

Campo	Descripción
Almacén	Almacén donde se aplica el ajuste
Motivo	Razón del ajuste
Fecha	Fecha del ajuste (por defecto hoy)
Artículo	Producto a ajustar
Existencia sistema	Cantidad que el sistema registra actualmente
Cantidad real	Cantidad contada físicamente
Diferencia	Calculada automáticamente (real - sistema)
Costo unitario	Costo para valorizar el ajuste
Observación	Justificación del ajuste

Conteo físico (inventario general)

El conteo físico es un proceso completo que compara todas las existencias de un almacén:

Iniciar un conteo físico

1. Vaya a Inventario → Ajustes → Nuevo conteo físico.
2. Seleccione el almacén.
3. Opcionalmente, filtre por categoría o ubicación para conteos parciales.
4. Haga clic en Generar hoja de conteo.

📸 Captura: Hoja de conteo físico con existencias del sistema y campo para cantidad real

Registrar el conteo

5. El sistema genera una lista con todos los artículos y su existencia actual.
6. Registre la cantidad contada para cada artículo.
7. El sistema calcula automáticamente las diferencias.
8. Revise los artículos con diferencias (resaltados en rojo/verde).
9. Haga clic en Finalizar conteo.

Aplicar diferencias

10. Revise el resumen de diferencias.
11. Apruebe o rechace cada línea con diferencia.
12. Haga clic en Aplicar ajustes.
13. El sistema genera los movimientos de ajuste y los asientos contables.

Nota

Durante un conteo físico, se recomienda no realizar movimientos en el almacén para evitar discrepancias. Zentto puede bloquear temporalmente el almacén durante el conteo si se configura así.

Flujo de aprobación

Los ajustes de inventario pueden requerir aprobación dependiendo de la configuración:

Borrador → Pendiente de aprobación → Aprobado → Aplicado
                                   → Rechazado

Estado	Descripción
Borrador	El ajuste está siendo preparado
Pendiente	Enviado a aprobación, esperando respuesta
Aprobado	Aprobado por el responsable, listo para aplicar
Aplicado	El ajuste fue procesado. Stock y contabilidad actualizados.
Rechazado	El ajuste fue rechazado. No se realizó ningún cambio.

Configurar aprobaciones

La aprobación se configura por:

• Monto — Ajustes que superen cierto valor requieren aprobación.
• Cantidad — Ajustes de más de X unidades requieren aprobación.
• Siempre — Todo ajuste requiere aprobación.
• Nunca — Usuarios con permiso aplican directamente.

Precaución

Los ajustes aplicados no se pueden revertir directamente. Si necesita corregir un ajuste incorrecto, debe crear un nuevo ajuste inverso.

Impacto contable

Ajuste	Débito	Crédito
Positivo	Inventario de mercancía	Ajuste de inventario (ingreso)
Negativo	Gasto por ajuste de inventario	Inventario de mercancía

Las cuentas contables se configuran por motivo de ajuste, permitiendo diferenciar entre merma, daño, robo, etc.

Reportes de ajustes

• Resumen de ajustes — Total de ajustes por período, almacén y motivo.
• Detalle de ajustes — Cada línea de ajuste con artículo, cantidad y valor.
• Comparativo de conteos — Diferencias encontradas en conteos físicos.

Secciones relacionadas

• Movimientos — Movimientos generados por ajustes
• Almacenes — Almacenes donde se realizan ajustes
• Contabilidad — Asientos — Asientos generados por ajustes