Plan de Respaldo, Conservación y Retención (10 años)
Este anexo describe la infraestructura y los procedimientos de respaldo, conservación y retención de la información del sistema Zentto ERP, en cumplimiento del artículo 3 de la Providencia Administrativa SNAT/2024/000121 (conservación, accesibilidad y legibilidad) y de los deberes formales de conservación de documentos del Código Orgánico Tributario. La información fiscal y la bitácora de eventos se conservan por un horizonte mínimo de diez (10) años.
1. Arquitectura de respaldo
Zentto opera un servidor de respaldo dedicado y exclusivo, físicamente y lógicamente separado de la infraestructura de producción, alojado en la nube de Hetzner en una ubicación distinta a la del servidor productivo. Este servidor recibe únicamente copias de respaldo cifradas; no ejecuta la aplicación ni atiende tráfico de usuarios, lo que reduce su superficie de exposición y preserva la independencia entre el dato vivo y el dato resguardado.
graph LR
PROD[("Producción — PostgreSQL 16
Servidor Hetzner CX33")] -->|dump diario / incremental| ENC["Cifrado en origen (AES-256)"]
ENC -->|transferencia segura TLS| BK[("Servidor de respaldo DEDICADO
Hetzner — ubicación separada")]
BK --> VER["Verificación de integridad (checksum + restauración de prueba)"]
VER --> RET["Retención 10 años
(full, incremental, mensual)"]
RET --> GEO["Copia geográficamente separada"]
2. Política de copias
| Tipo de copia | Frecuencia | Retención |
|---|---|---|
| Incremental | Diaria | 35 días en línea |
| Completa (full) | Semanal | 12 semanas |
| Completa mensual | Mensual | 10 años |
| Bitácora fiscal (EventLedger) y libros | Continua + consolidado mensual | 10 años |
3. Cifrado en reposo y en tránsito
Todas las copias de respaldo se cifran en origen con cifrado simétrico AES-256 antes de salir del servidor de producción, y se transfieren al servidor de respaldo sobre canales TLS. Las claves de cifrado se custodian de forma independiente de los datos respaldados, de modo que la posesión de una copia sin la clave correspondiente no permite su lectura. El servidor de respaldo conserva exclusivamente material cifrado.
4. Verificación de integridad y restauración probada
Cada copia se valida mediante suma de verificación (checksum) al momento de su creación y de su recepción. De forma periódica se ejecuta una restauración de prueba sobre un entorno aislado para confirmar que las copias son recuperables y legibles, y para medir el tiempo de restauración. El resultado de cada verificación queda registrado, de manera que se dispone de evidencia de que las copias no están vacías ni corruptas.
5. Copia geográficamente separada
El esquema mantiene la copia de retención larga en una ubicación geográficamente separada de la infraestructura productiva, de forma que un evento que afecte el centro de datos de producción no comprometa simultáneamente la información resguardada. Esta separación garantiza la continuidad y la conservación exigidas por el artículo 3 de la Providencia.
6. Conservación de documentos fiscales y bitácora (10 años)
La configuración del componente de compliance establece
compliance.retention_years = 10. En consecuencia:
- la bitácora inmutable de eventos (
compliance."EventLedger") se conserva por al menos 10 años; - los libros fiscales (ventas, compras, retenciones) generados por período se conservan por al menos 10 años;
- los documentos fiscales emitidos y sus correcciones (notas de débito/crédito) permanecen accesibles y legibles durante todo el período de retención;
- los registros de auditoría y de acceso se conservan para permitir verificaciones posteriores por parte del SENIAT.
7. Accesibilidad y legibilidad durante la retención
La información conservada permanece accesible y legible: los formatos de respaldo son estándar (volcados de base de datos PostgreSQL y archivos de los libros y documentos), y el sistema mantiene la capacidad de restaurar y consultar la información de cualquier período dentro del horizonte de 10 años, conforme lo requiera la Administración Tributaria.
8. Continuidad operativa
La separación entre producción y respaldo, la política de copias diaria/semanal/mensual y la restauración probada permiten reconstruir la operación ante incidentes, preservando la continuidad del sistema y la disponibilidad de la información fiscal exigida por la normativa.
ZENTTO GLOBAL TECHNOLOGY, C.A. — RIF J-50849797-0 — Respaldo, conservación y retención (Art. 3 SNAT/2024/000121) — v1.0.0.