Manual de Usuario del Sistema Zentto ERP

Manual de usuario del sistema Zentto ERP, presentado en cumplimiento del artículo 4 de la Providencia Administrativa SNAT/2024/000121. Describe la operación funcional del sistema desde la perspectiva del usuario final, supervisor o administrador operativo: acceso, roles, emisión de documentos, consulta, reportes y auditoría.

1. Acceso al sistema

El usuario ingresa desde un navegador web a la instancia habilitada por Zentto.

1. Abrir la URL de acceso entregada para la empresa.
2. Ingresar usuario y contraseña.
3. Si aplica, seleccionar la empresa o sucursal activa.
4. Entrar al panel principal (dashboard).

El sistema trabaja con roles; los menús y acciones disponibles dependen del perfil del usuario.

graph TD
  A["Acceso a la URL de la empresa"] --> B["Usuario y contraseña"]
  B --> C¿Acceso a varias empresas?
  C -->|Sí| D["Selección de empresa / sucursal"]
  C -->|No| E["Panel principal"]
  D --> E
  E --> F["Operación por módulos según rol"]
    

2. Roles y alcance

El acceso a módulos y acciones se controla por permisos asignados al rol del usuario. Los perfiles administrativos disponen de funciones que no están disponibles para perfiles operativos (por ejemplo, anulación de documentos, administración de series o configuración fiscal). El sistema impide ejecutar acciones para las que el usuario no está autorizado.

3. Navegación general

El shell del ERP organiza la operación por módulos: ventas, compras, inventario, bancos, contabilidad, nómina, auditoría, configuración y componentes fiscales asociados. Desde el panel el usuario puede acceder a listados, crear registros, consultar detalle, exportar información y revisar alertas.

4. Registro y mantenimiento de datos maestros

Antes de emitir documentos, el usuario debe mantener actualizada la información base: empresa y datos fiscales, clientes, proveedores, artículos o servicios, bancos y cuentas, vendedores, y sucursales y puntos de facturación cuando aplique el vertical fiscal. Se recomienda validar RIF, razón social, dirección y condiciones fiscales antes de emitir; mantener vigentes las tasas, series y configuraciones fiscales; y no reutilizar usuarios compartidos.

5. Emisión de documentos de venta

1. Entrar a ventas o documentos de venta.
2. Crear el documento indicando cliente, fecha, moneda y condiciones.
3. Agregar las líneas de detalle.
4. Registrar las formas de pago si aplica.
5. Confirmar la emisión.

Como resultado, el sistema genera el documento, le asigna número de control, actualiza saldos cuando corresponde, deja disponible el detalle para consulta y registra la operación para auditoría y control. El documento emitido es inalterable; toda corrección posterior se realiza mediante nota de débito o nota de crédito.

sequenceDiagram
  participant U as Usuario
  participant ERP as Zentto ERP
  U->>ERP: Crea documento (cliente, líneas, formas de pago)
  U->>ERP: Confirma emisión
  ERP-->>U: Documento con número de control
  Note over ERP: Registro en auditoría y bitácora fiscal
  U->>ERP: Consulta estado / descarga PDF
    

6. Documentos de compra, pagos y retenciones

En compras, el usuario puede registrar órdenes y facturas de proveedor, procesar pagos, aplicar retenciones de IVA e ISLR cuando corresponda y revisar cuentas por pagar y soportes del movimiento. La operación normal comprende: registrar proveedor y documento de compra; verificar base imponible y condición fiscal; procesar el pago; revisar las retenciones generadas; y consultar el efecto en bancos, cuentas por pagar y contabilidad.

7. Consulta, anulación y seguimiento

Tanto en el ERP como en la imprenta digital el usuario puede localizar documentos por número, cliente, RIF o rango de fechas; abrir el detalle; consultar su estado; descargar el PDF cuando el servicio lo provee; y anular documentos con motivo registrado si el rol lo permite. Toda anulación debe realizarla un usuario autorizado, con justificación operativa o fiscal, y queda registrada en la auditoría.

8. Reportes y consulta de trazabilidad

El usuario puede revisar reportes de ventas y compras, documentos emitidos, retenciones, libros fiscales disponibles, bitácora de auditoría y registros fiscales. La bitácora y los registros fiscales permiten identificar quién realizó la operación, cuándo la realizó, sobre qué documento o registro, desde qué contexto operativo y cuál fue su efecto posterior.

9. Cambio de empresa y perfil

Si el usuario tiene acceso a varias empresas o sucursales, accede con su usuario habitual, cambia la empresa activa desde la opción correspondiente y el sistema actualiza el alcance de trabajo sin crear una cuenta distinta. Esto evita mezclar operaciones entre empresas y mantiene el control por alcance.

10. Buenas prácticas de uso

• No compartir credenciales.
• Validar la empresa activa antes de emitir o anular.
• Documentar el motivo de cada anulación.
• Revisar periódicamente la auditoría y los reportes fiscales.
• Solicitar soporte si un documento queda en estado inconsistente.

11. Operación móvil

La aplicación móvil del vertical de imprenta permite consultar panel, documentos, asignaciones, numeraciones, reportes y catálogos. Su fuente de datos es la misma API del vertical, por lo que los cambios se reflejan de inmediato en la operación web.

12. Cierre operativo

1. Conciliar documentos emitidos y anulados.
2. Revisar las retenciones generadas.
3. Validar los reportes del período.
4. Verificar auditoría y registros fiscales.
5. Confirmar que no queden incidencias abiertas de emisión.

ZENTTO GLOBAL TECHNOLOGY, C.A. — RIF J-50849797-0 — Manual de usuario (Art. 4 SNAT/2024/000121) — v1.0.0.