Caso de uso: Services Company
Este caso de uso describe cómo una empresa de servicios profesionales (consultoría, TI, legal, contable, marketing) utiliza Zentto para gestionar su operación comercial y financiera.
Perfil de la empresa
Section titled “Perfil de la empresa”- Tipo: Servicios profesionales, consultoría, agencia.
- Empleados: 5-100 personas.
- Facturación: Mensual o por proyecto.
- Módulos clave: Ventas (cotizaciones y facturación), CxC, Contabilidad, RRHH.
Configuración inicial
Section titled “Configuración inicial”1. Servicios como productos
Section titled “1. Servicios como productos”En Zentto, los servicios se registran como productos de tipo Servicio en el maestro de productos:
- No gestionan inventario físico.
- Tienen precio unitario (por hora, por proyecto, mensual).
- Se les asigna la tasa de impuesto correspondiente.
- Se organizan en categorías de servicio.
2. Cotizaciones y presupuestos
Section titled “2. Cotizaciones y presupuestos”- Definir plantillas de cotización con la información comercial de la empresa.
- Establecer la vigencia estándar de las cotizaciones.
- Asignar vendedores/consultores a territorios o sectores.
3. Facturación
Section titled “3. Facturación”- Configurar condiciones de pago habituales (contado, 15 días, 30 días).
- Definir plantillas de factura con la información legal requerida.
- Configurar facturación recurrente para contratos mensuales.
📸 Captura: Dashboard de empresa de servicios con cotizaciones y facturación mensual
Operación comercial
Section titled “Operación comercial”Cotización
Section titled “Cotización”- Se registra al cliente con sus datos de contacto y fiscales.
- Se elabora la cotización en el módulo de Ventas con los servicios y precios acordados.
- Se envía la cotización al cliente y se hace seguimiento hasta su aprobación.
- Al aprobarse, la cotización se convierte en factura o contrato sin recapturar datos.
Facturación
Section titled “Facturación”Dos modalidades principales:
Facturación por proyecto
Section titled “Facturación por proyecto”- Se acuerda un monto fijo por el proyecto.
- Se puede facturar en hitos: 50% al inicio, 50% al finalizar.
- Cada hito genera una factura.
Facturación recurrente
Section titled “Facturación recurrente”- Se configura un contrato con monto mensual y duración.
- El sistema genera facturas automáticas cada mes.
- Se envían por email al cliente automáticamente.
📸 Captura: Configuración de facturación recurrente con calendario de emisión
Cobranza (CxC)
Section titled “Cobranza (CxC)”- Las facturas emitidas pasan a Cuentas por Cobrar.
- El sistema envía recordatorios automáticos antes del vencimiento.
- Si la factura vence, se escala la cobranza con alertas al gerente.
- Se registra el cobro al recibir el pago (transferencia, cheque, etc.).
Contabilidad
Section titled “Contabilidad”Para la empresa de servicios, la contabilidad se simplifica:
- Ingresos: facturas emitidas por servicios.
- Gastos: nómina, alquiler, servicios, proveedores.
- CxC: cartera de clientes pendiente.
- CxP: facturas de proveedores pendientes.
- Asientos automáticos: cada factura y pago genera su asiento contable.
Reportes clave
Section titled “Reportes clave”| Reporte | Utilidad |
|---|---|
| Cotizaciones abiertas | Ingresos proyectados |
| Facturación mensual | Ingresos reales vs proyectados |
| CxC aging | Antigüedad de cuentas por cobrar |
| Rentabilidad por cliente | Clientes más rentables |
| Ventas por vendedor | Productividad del equipo comercial |
| Estado de resultados | P&L mensual/trimestral/anual |
Ventajas para servicios
Section titled “Ventajas para servicios”- Sin complejidad de inventario: solo lo necesario para facturar y cobrar.
- Cotizaciones integradas: el presupuesto aprobado se convierte en factura directamente.
- Facturación recurrente: automatización de contratos mensuales.
- Multi-moneda: facturar en USD o EUR según el cliente.